会社で休んでいる人宛に急ぎの返事が必要なメールが届いたけど、どうしたらいいの？と悩んでいませんか？
特に入社したてで、たまたま休日出勤で自分1人の時などは悩みますよね。
見て見ぬフリも出来ますが、あとで大事になるのもいやですし、何か言われるのも嫌ですよね。
結論から言ってしまうと、基本的にはメール内容が理解出来て返信する事が出来るのであれば、返信してしまっても問題ありません。
常識とかマナーとかは詳しくありませんが、私が仕事をしている中で返信した事について咎められた事は一度もありません。
勿論、知らない事を適当に返信するのはよくないので、注意は有る程度必要ではありますがそこまで気にする必要もありません。
本記事では、仕事で休みの人の代わりにメールを送るのは良い事？という事について詳しく解説していきます。
目次
仕事で休みの人の代わりにメールを送るのは良い事です！
仕事で休みの人の代わりにメールを送る時の注意点などは以下の通りです。
ポイント
- 担当が今日は休んでいる事を伝えてメールしよう
- 急ぎだけど内容が理解出来ない時は、連絡してみる
- 個人的にはメールもそこまで畏る必要はないと思っている
以上になります。
それでは、詳しく解説していきます。
担当が今日は休んでいる事を伝えてメールしよう
新入社員の私が、休日出勤で1人。
そんな時に、一通のメール。
内容は、申し訳ない気持ちがこもった急ぎのメール。
私でも理解出来て対処できるけど、返信していいのだろうか？
と思った時は、『対処出来るのであれば返信してOKです』
一応会社によってルールも有る所があるかもしれませんので、事前に上司などに確認しておくのがベターですね。
返信の際は
●●様お世話になっております。
●●会社の●●と申します。本日、担当の●●が不在の為代わりに返信いたします。
という感じであれば相手も理解出来るでしょう。
結論としては、問題が解決できれば対応してくれるのは誰でも良いと思うので、問題ないです。
ただ、CCなどに担当メールなどを入れておくと親切ですね。
基本的に新規メールではなく、返信にさらにCCに担当を入れて対応という感じで問題ないでしょう。
細かなところは、会社の方針だったり、上司などのこだわりなど有ると思うので、聞けるなら聞いておきましょう。
あとは、勝手にやると怒る人もいるので、上司のタイプの予想もしておくと自分が動きやすいでしょう。
ココがポイント
対処できる内容であれば、返信して解決していきましょう！
急ぎだけど内容が理解出来ない時は、連絡してみる
相手が急いでいるのは理解出来るけど、自分では対処できない！という時は。
担当が休みでも電話で聞いてみましょう。
もしくは、LINEやメールなどで担当に●●会社の●●様から、急ぎの用件が入っていますが対応お願いできますでしょうか？など投げるのがいいでしょう。
一応担当ですし、休みに入って誰かに任せるのであればそこも事前に準備しておくのが担当の仕事だと思うので、休みなので対応しません！というのは日本には難しい事です。
担当と連絡がつかなければ、取引先に連絡して、担当が本日休みで連絡が取れないのですがという事を先に伝えておくといいかもしれません。
人によりますが、そこに頼る事が出来ないと分かれば選択肢が減るので他の事にリソースを裂けるので、相手の問題解決がなるべくスムーズにいくと思うからです。
全く連絡が来ないのが待ちぼうけになるので、一番最悪だと思いますので有る程度迅速な対応がおすすめです。
ココがポイント
とりあえず連絡してみないと始まらない
個人的にはメールもそこまで畏る必要はないと思っている
これは余談ではありますが。
メールの正しい書き方だったり、その文章は変！というのも勿論ありますが。
個人的にはそこまでメールの内容で畏る必要はないと思います。
逆に単刀直入の方が用件がダイレクトに伝わるのでそちらの方が良いと思って私はそうしています。
勘違いしないで欲しいのは、メールってこんな文章でいいのかな？と悩むのであれば時間の無駄なので、敬語であれば失礼ではないと思いますし、深く気にする必要はないというだけで、ビジネスメールを正しく書けるのであれば、そちらの方がイメージはいいので覚える気があるなら覚えましょう。
ちなみに私は今は覚える気はありません！
会社でのメールに慣れていない人は、どう書いていいか悩む人が多いです。
建前は、『お世話になっております。』という言葉だけで十分です。
個人的には何もお世話になってないよ！！と思っていますが、一応テンプレートやおまじないの様に思って書いておけば良いと思います。
あとは、理解しやすい内容で、失礼な言い方がなければ問題ないと思います。
逆に変に畏まりすぎると、文章も読みにくいし、本題が理解しにくくなるので私は余り好きではありません。
言い訳がましい人だと、文章が長くなりますね。
その辺を避ければ大丈夫だと思うので、臆する事なく代わりに返信してあげてください。
ココがポイント
読めて理解できれば問題ない！
仕事で休みの人の代わりにメールを送るのは良い事です！【まとめ】
いかがでしたでしょうか？
個人的に、この様に迅速な対応が出来る人がいるととても休みが取りやすくなるので助かります。
私は電話は大嫌いで、メールは好きじゃないという感じなので、デフォルトでもやってくれる人がいたらとても助かります。
些細な事ではありますが、こういった行動が評価される時もあるので出来るならやっておくのがおすすめです。
上司などは意外と細かい所に気がついて対処してくれる人がいると助かるので頑張ってみましょう。
他にも、休日に仕事のメールに関しても書いていますので、参考にしてみてください。
休日に仕事のメールってどうなの？【自分も相手も気遣うのが必要です】
それでは、読んでいただいてありがとうございました。
DAISUKEでした。（@desing_d）
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