メンタル・仕事

仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事【メールって面倒ですよね】

2021年5月5日

メールも電話も基本的に嫌い!
どうも、ダイスケです!(@desing_d

仕事をしていると必ずしもしなければいけないのが、メールや電話だと思います。
電話に関しては着信履歴に残ったり、会社の電話であれば誰かしろが出るので問題ないですが、メールの見落としは結構責任が重くのしかかる時があります。

対処法としては色々あると思いますが、個人的に自分で管理が出来ない!と思う状態が続くのであれば部署共有のアドレスを一つ作って必ずCCに入れてやり取りをする、と言うのが一番安全だと思います。
個人的な意見ではありますが、やり取りなどは個人の責任とは思いますが、仕事全体で見ると部署での責任とも考えられると思うので、お互いがフォローし合う関係が大切なのではないかと思っています。私も見落としが多いので、他の人任せにしているつもりもないですが、他の業務をやっていると忘れていた!なんて事も結構あるので、言ってくれる人がいるだけでも結構助かったりします。

他にも、通知音を出してイヤホンを片耳つけておく事だったり、特定の時間になったら古い順から対応すると決めてルーティン化させるなどですかね。
自分にあったモノを探して行けたらいいのでは?と思っています。

本記事では、仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事の持論を書いておきます。

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仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事【メールって面倒ですよね】

仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事【メールって面倒ですよね】

仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事は以下の通りだよ!

ポイント

  • 部署での共有アドレスで皆んなでフォローしよう!
  • 通知音を出して、片耳イヤホンで対処する!
  • 特定の時間になったらメール処理をするルーティンを作ってしまおう!

以上になるよ!
それでは、行ってみよう!

部署での共有アドレスで皆んなでフォローしよう!

部署での共有アドレスをCCに入れて、仕事のメールをする事で複数での確認が出来ます。
他人任せと思ってしまう人もいますが、他人任せというか、みんなでフォローし合うという考え方の方が大きいですね。
と言うのも、メールを見落としてしまう人というのは、他の人より多くの仕事を請け負っていたり、面倒な仕事の対処をしていたりなど様々だと思います。

人間的に、見落としてしまう人もいると思うので、一概には言えませんが悪気がある訳ではないのは確かだと思います。
であれば、ある程度は自分で進ませる事が大事ではあるけど、周りで余裕がある人がメールが来ていた事くらいを確認してくれていると、抜けも少なくなります。

アドレスなどは独自ドメインを所有している会社であれば、すぐに作る事は出来ると思いますし、仕事の見落としが起こって後でバタバタするくらいであれば、逆に楽な対策だと個人的には思っています。
別に、必ず確認しなければいけないという訳ではなくて、対応出来る人がそれなりに対応していくのが理想の形かな?とか思ったりもします。

メールが面倒であれば、slackなどのチャットツールを使う事も個人的にはいいと思います。
というか、メールよりチャットの方がレスポンスが早いので個人的には好きですね。
その様な感じで、メールの見落としが多い人は、周りにフォローしてもらう手段を考えてみましょう。

ココに注意

このパターンでの穴は、電話でやりとりしている内容が、周りにはわからない事が多いので、電話の後に必ず簡単でもいいのでメールで内容下さいと伝える事か、言いにくいのであれば、自分で周りにこういった事が決まったなど、社内チャットでもいいので簡単に展開する事が大切です。

通知音を出して、片耳イヤホンで対処する!

会社の業務環境的に可能であればですが、パソコンの通知音を出して、片耳イヤホン生活でメールが届いたら音で確認するという手段を使います。
音が鳴るので比較的メールの見落としはなくなると思いますが、沢山のメールがくる人は逆に鬱陶しいかもしれません。

私の友人は1日に100件以上メール来るから全部見るのをやめたという忙しい人もいると思うので、そう言う人は秘書でもつけた方がいいのではないか?とか思ったりします。
でも早く返事をしなければいけないというのは、所謂下請け会社だと思うので、後回しなど難しい時もありますよね。
なので、メールに気が付く事は出来るけど、それが逆に自分への業務妨害になりそうな人はおすすめしないのと、1日中イヤホンをつける事になるので耳には余り良くないかもしれません。
できればヘッドホンがいいですが、仕事の環境で許されるのであれば試してみたらいいと思います。

ココがポイント

両耳イヤホンをしてしまうと、音が聞き取りにくくなるので片耳がおすすめです。できればBluetoothのイヤホンがコードが邪魔にならないのでおすすめですね。

特定の時間になったらメール処理をするルーティンを作ってしまおう!

メールと見落としてしまうのは、メールを見る習慣がないと言う人が多いのではないかと思います。
そうであれば、1日の終わり1時間前には必ずメールを見て処理するというルーティンを作ってしまうものいいと思います。
人間は習慣的な生き物なので、習慣に当てはめる事ができれば最強です。

あとは、本文を考えるのが面倒という人もいると思うので、テンプレを作っておきましょう。

株式会社◯◯
◯◯さまお世話になっております。
◯◯の◯◯です。/*本文*/

お忙しい中申し訳ありませんが
ご確認の程、よろしくお願いいたします。

最後の所は、相手によっても微妙に変わると思いますが、基本的にはこんな感じだと思います。
僕は余り失礼とか考えてない時の方が多いので、結構適当なのでちゃんとしたビジネスメールを返したい人は、他のサイトで調べてください。

個人的には、お世話になっております。すら面倒とは思っているけど、一応書いておく。
要は、コレをコピペして中身だけ要件に変えるだけですね。
淡々と書いた方がいいと思いますし、変に文章にすると逆にわかりにくいので、要件だけまとめた方が個人的には正解と思っているのでそうしてます。
もちろん、細かい理由がある場合はそれも記載はしますが、基本程にはそこまで深く考えなくても、相手は要件がわかって不快にならなければいいと思っています。

とは言っても、しっかりしたい人はしっかり自分で調べてください。
僕のはあくまで自分のスタイルです。

この様に、ルーティン化しておけば、作業としてこなすだけなのでそこまで時間も掛かりませんので、メールの見落としが減ると思います。

ココがポイント

メールの見落としがあるのは、習慣化してないから。習慣に取り入れて、簡単にメールを返せる自分のテンプレートを作るべき

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仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事【まとめ】

仕事でのメールの見落としが多い人が気をつけるべき事【まとめ】

ぶっちゃけ、メールって面倒なので僕も見落としが結構あります。
なので、1日の終わりには必ず確認する様にはしていますし、遅れても気がつければ何とかなるので日を跨ぐ事だけはしない様に気をつけています。

なかなか、難しいのですが見落としてしまうと損害になる内容も無きにしも非ずなので、注意しましょう。
それと、この人はメールの返信が遅いというキャラ付けしてしまうのもいいかもしれません。

そんな感じで、適当に生きていきましょう(笑)

読んでいただいてありがとうございました。

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  • この記事を書いた人

DAISUKE

本サイト『Dデザイング』を運営しています。"だいすけ"です。
何となく生きづらい世の中なので
少しでも楽しく生きれる人が増えると良いなと思っています。
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仕事:会社員です。HPを作ったり、デザインやパソコンの管理などもしています。
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