仕事は無い方が楽で好きです。
どうも、DAISUKEです！（@desing_d）
はてな
気がついたら仕事量が多すぎてキャパオーバーになってしまって憂鬱になっている。
このような事で悩んでいませんか？
結論を言ってしまうと、仕事がキャパオーバーになるのは良い人で多くの仕事を抱えていませんか？
本来は自分の仕事でなかったものや、自分の実力以上の仕事を複数抱えてい人も多いです。
断れないからという人は、断る事で自分の余裕を確保できると思います。
実力がない場合は勉強をするか、誰かを頼る事でも道が開けるかもしれません。
もしくは、根本的に効率が悪く時間ばかり掛かってしまっている事もあるので、その場合は改善が必要です。
本記事では、仕事がキャパオーバーになる原因と対処方法について持論を書いています。
目次
仕事がキャパオーバーになる原因と対処方法【とりあえず良い人を止めたら良いと思います】
仕事がキャパオーバーになる原因と対処方法は以下の通りです。
ポイント
- キャパオーバーになる人は良い人をやめよう
- 実力足りない場合は、他人を頼る事
- 根本的に効率が悪い場合は改善・もしくはその業務を見直す事
以上になります。
それでは、解説していきます。
キャパオーバーになる人は良い人をやめよう
仕事でキャパオーバーになってしまう人は、断れない人間の可能性があります。
頼まれたら『NO』という事が出来ないので、どんどん仕事が増えてしまいます。
逆にいえば、優秀で仕事が出来る人間なんだと思います。
しかし、優しいか臆病か故に全ての仕事を安請け合いした結果、処理出来なくなってしまう結果になってしまいます。
なので、今自分が持っている仕事量を考えて出来ない事は出来ないとハッキリ言うだけでも改善されると思います。
確かに、頼んで来た人は断られたら困ると思いますが、自分が請け負った以上責任もついて回ります。
責任があるというのは、ストレスを感じる事なので人によってはメンタルが疲弊する原因にも繋がってくると思います。
断れない案件の場合
断れない案件の場合は、今自分がこれだけの仕事を持っているので、この時期まで伸ばす事が出来れば可能です。
など、交渉するのが良いと思います。
頭ごなしに断ると言うのではなく、自分もこれだけ持っているからやってあげたいけど、難しいので時期をずらして欲しいという話ですね。
それが駄目なら他の人に頼んで欲しいという事を説明するだけでも、相手は理解してくれると思います。
断る事で失うチャンスもある
仕事が多く来ると言う事は、その分評価される回数も増えると言う事です。
キャパオーバーで辛いなら断る事も大事ですが、内容によっては引き受けた方が今後の自分に役立つ案件もあるので、内容を聞いてから断るのも良いと思います。
自分でしか出来ない仕事の場合はそちらを優先するべきだともいますし、逆に誰にでも出来そうな業務に関しては他の人でも問題ないと思います。
自分にしか出来ないような仕事は出来るだけ取っていった方が良いと思うので、多少無理をしても掴んでおきたいと個人的には思います。
ココがポイント
何でも安請け合いしてしまうと、気がついたら処理しきれない数の仕事が山積みなんて事もあるので、断る事を選択肢に入れるだけでも変わると思います。
実力が足りない場合は、他人を頼る事
実力が足りなくてキャパオーバーになっている事もありますよね。
私も良くありますが、聞いた話を蓋を開けてみたら全然違うような事もあると思います。
そんな時は、他人に甘えましょう。
勿論、自分が努力をし続ける事も大事ではありますが、数日で成長出来るほど優秀ではないと思います。
なので、他人を頼って協力してもらいましょう。
迷惑かもしれない、と思うかもしれませんが相手が困っている時は助けてあげればいいのです。
誰かを助ける為にも努力は必要なので、その借りを返す気持ちで努力を続けると良いと思います。
1人で考えても駄目なら、誰かを頼るだけでも進む事も出来ますし、作業速度も上がります。
意外と人間1人で作業をしていると思うと孤独を感じる物ですが、仲間がいると思うと安心できる部分もあります。
頼る事でコミュニケーションも出来ますし、信頼が生まれる事もあります。
他人を頼る事は悪い事と思う人もいますが、世の中には頼られる事によって嬉しいと思う人もいるのでそういう人を見つけれると良いと思います。
自分の実力では難しいなと判断したら、他人に頼って相談してみてください。
それだけでも、心が軽くなったり、助けてもらえる事が出来たら仕事も早く終わってハッピーです。
誰かに仕事を任せる
手段としては、その部類の仕事は自分でなくて他の人の方が詳しいというパターンもあります。
例えば、Officeを使うのが自分は苦手だけど、◯◯さんなら直ぐに終わらせてくれるという人にその部分だけ任せてしまうなどですね。
丸投げをするのも、自分が上司ならいいですがそうでない時は言いづらいですし、気が引けますよね。
なので、部分的に手伝ってもらうのが手段としてスムーズに行くと思っています。
ココがポイント
他人を頼る事は悪い事ではなく、選択肢の一つとして持っているとだいぶ楽になります。
根本的に効率が悪い場合は改善・もしくはその業務を見直す事
根本的に、その業務自体が非効率もしくは、組織のシステムが非効率という事もあります。
例えば、社内でデータのやり取りをメールでやったり、電話で連絡したりは非効率だと思います。
基本的にチャットなどで良いと思いますし、メモを取る手間も省けるので個人的には電話よりチャットが良いとおもっています。
世の中には、昔からやっていたからという理由で無駄な事を永遠としている事もあります。
あまり大きな声では言えませんが、HPを作っている時にバナーを付けて欲しいという連絡があり問い合わせたらFAXで申請してくれと言われました。
今時FAX？と思いますし、その後来たのがメールに添付されている形でした。
根本的に考えて、サーバー上にパスワードを掛けて自由に持っていって貰えるようにしたら、このFAXの時間とメールを打つ時間が不要ですよね。
こういった小さな事を改善していく事で、総合的な時間の無駄がなくなり他の業務に集中出来ると思っています。
なので、時間がなくてキャパオーバーとか、無駄な工程があるというパターンが考えられますし、現代ではテクノロジーを使えば簡単に終わる事も結構あります。
そういったツールを有料でもいいので使えるように交渉して全体の効率化を考える事が出来れば、意外と余裕が生まれる事もあります。
もし、不満や改善案を思いつくのであれば、上司に提案していきましょう。
ココがポイント
非効率を改善していくと、総合的な時間の余裕が生まれて、全体に余白が出来るので仕事が分配出来るようになると思います。
仕事がキャパオーバーになる原因と対処方法【まとめ】
仕事がキャパオーバーになる原因は様々だと思います。
単純に仕事量が多すぎる、自分の実力以上の案件、周りがうるさくて集中出来なくて進まない。
非効率な事が多くて作業速度が低下する、マシーンスペックがクソとか。
複数の事が絡んでくると余計に厄介になるので、少しずつ改善していくのが良いと思います。
そして、無理な事は無理と言えるようにしておく事で自衛も出来ると思います。
それでは、読んでいただいてありがとうございました！
DAISUKEでした。（@desing_d）
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