はい！どうもDAISUKEです！（@desing_d）
過去にも電話はあまりしない方がいい！という記事を書きました。
基本的に電話は不要。ビジネスはメールで対処出来る様に行動すべき
どうして仕事で電話するの？メールが主の方が時間を気にしなくて効率がいいと思う事
上記の記事では、基本的には電話しない方が相手の為を思う事が出来るのでメールで出来るだけ対処する事を心がけた方がいいよ！という事を書きました。
しかし、電話というツールがあるので電話というのは本当に悪なのか？と思う人もいると思います。
結論を先に言ってしまうと完全に個人差があるので悪とはいえないと思いますし、使い方次第だと思います。
例えば、私は30代でそれなりにパソコンについて詳しかったり、IT系の人間になるのでデジタルデバイスやツールには強い方です。
しかし、年配の方などはパソコンすら苦手という人もいるでしょう、そういった人には圧倒体に電話の方がいいですし、寧ろメールを見ない人もいます。
他には、メールを相手に送る際にメールの内容などで時間を取られてしまう人などは、電話の方が早いパターンもあります。
酷い人ですと、簡単なメールを送るのに何時間も悩んでいた人を私は知っています。
こうなると、相手の時間云々よりも、自分の時間も勿体無いですし相手がその返事を待っているのであれば早く伝えてあげる事の方が結果的に大事なパターンもあるのです。
こういった問題を上げると、極端な振り幅で動く人がいますが、人間相手なので一番の正解は相手によって変えると言うのが一番いいとは思っています。
ただ、闇雲に全て電話にするのはいかがなものかという事もありますので、メールで済ませるべき事と、電話でするべき事などを例として紹介していきたいと思います。
本記事では、電話をする事は悪ではないが、内容や人よるのでよく考えようと言う事について解説していきます。
目次
電話をする事は悪ではないが、内容や人よるのでよく考えよう【緊急性で考えて】
電話をする事は悪ではないが、内容や人よるのでよく考える方法は以下の通りです。
ポイント
- 電話をするのは緊急性がある事、アナログ人間の場合
- メールでするべきは証拠と、事前準備が出来る事
- 相手によって使うツールを変更すると好感度アップ
以上になります。
それでは、詳しく解説していきます。
電話をするのは緊急性がある事、アナログ人間の場合
電話をした方がいい事は、緊急性がある事がまず挙げられます。
仕事や遊びでもそうですが、緊急性というか今すぐに返事が来ないと自分のアクションが取れない！なんて事も多くあるでしょう。
これが、事前に確認出来る事であればメールなどでして確認しておく事が大事ですが、急に思い出したり急に聞かれたりして今すぐ答えが欲しい事もあると思います。
そういう時は、相手の時間を使う事を承知しながら電話をした方がいいと思います。
複雑な事であれば、全て電話で聞こうとしないで、メールやチャットで資料などを相手に送って見ながら話す方法もありますし。
なるべく相手が回答しやすい情報をまとめておく事がいいと思います。
よくあるのは、思いつきで電話をしているけど話したい内容が纏まっていないので、話が長くなってしまうパターンですね。
これは、電話でなくてもよくある事ですし注意した方がいい事だとおもいます。
緊急性の結論は、今すぐに答えがないと困る事という事になります。
アナログ人間の場合は電話の方が好印象
現代では、メールやチャットで十分と思う人もいますが、中には『なんで電話してこないんだ！』と思う人もいます。
どっちがいいのかと悩む事もありますが、個人的にはパソコンに強いか、弱いかという事がまず判断基準ですね。
パソコンに強かったり、よくメールを見ている人はレスポンスも早いですしメールの本文も纏められていて読みやすいです。
しかし、余りメールをしない人は無駄に文章が長いですし、返事も来ない、寧ろメールを見落としている事が多いです。
なので、相手がパソコンに強くないアナログ人間の場合は電話の方が有効なツールになると思います。
ただ、電話での取引先の人などでやりとりは『言った、言わない問題』が出てくるので、必ずメールも後で貰ったり送ったりして証拠を残す事を心がけた方が後々面倒になりません。
その手間は相手の邪魔にならないのか？と思うかもしれませんが、そういう時代なのでやはり信頼出来る人であっても忘れてしまったり、微妙に内容が勝手に変化してしまう事はあるので、用件だけの箇条書きでもいいのでやっておくと個人的にはいいと思います。
ココがポイント
相手が使うツールで使い分けた方が正解
メールでするべきは証拠と、事前準備が出来る事
電話でも良いよ！とは言いましたが、メールで全て済ませれる相手の場合はメールの方が圧倒的に早いと個人的には思っています。
ただ、メールをする場合は事前に業務の流れを把握し、事前準備や確認が必要な物をどれだけ早くまとめて相手に投げるかと言う事が大事な事と、相手のレスポンスの速さも関係してくるので、自分はメールが良いと思っても相手が違うパターンがあるので、一律にメールで全て良いとは言えません。
メールでいいと思われる事は。
- やり取りの証拠
- 事前準備出来る事
この２パターンになると思っています。
やり取りの証拠
やり取りの証拠というのは、先ほど言いました『言った、言わない問題』ですね。
意外と沢山の案件を1人が持っている場合は、やはり忘れてしまったり、微妙に解釈が変化してしまう事が多いので、相手を疑うというより前はこう言ってましたけど、という証拠としてメールは使った方がいいと思います。
仕事というのは、誰かの悩みを解決する対価でお金を貰う事と一緒に責任と言うのも付いてくると思っています。
そして、何かあった時はこの責任が大きく揺れ動くので、言われてもない事で責任取るのはいやですし、自分が言った事が実は間違っていて相手に嫌な思いをするのも嫌なので、お互いがスムーズに仕事を進める為にもこう言った証拠としてある程度は残してお互いが共有しておく事が大切だと思います。
事前準備出来る事
メールと言うのは、そもそも『いつ返しても良いよ！』というニュアンスで使っています。
なので、今日中に返事くれたらいいかなくらいの内容を送るので、事前に確認出来て尚且つそこまで急いでいない事になります。
こうなると、今自分が抱えているプロジェクトに必要な物や期間などをある程度自分でイメージして作業工程を考える必要があります。
全てこのパターンで言えればストレスなく基本的にメールだけで大体の仕事は解決すると思います。
なので、個人的な理想ではこういった仕事のスタイルが一番ストレスが少なく、生産性が上がると思っています。
事前準備出来る環境を作り出す事が大事なので、こういった仕事のスタイルを作りたい人は先読みの力を身に付けましょう。
相手によって使うツールを変更すると好感度アップ
結局、電話もメールもツールであって手段なので相手が好きな方に合わせられる方がビジネス的にはお得です。
ただ、私もそうですが電話が嫌いなのでメールで良いじゃん！という人も居ます。
そういった人は相手に気に入られたい！と思う事よりも自分の作業の効率を求めがちなので、相手の信頼が欲しいと思う人は使い分ける事を選んだ方がいいかもしれません。
特に、日本の企業は年功序列な所があり、偉い人は年配の方が多いので電話の方が気に入られる可能性も高いのかもしれません。
未だにファックスなどを使う時は、送った後に電話して届いているか確認する作業の必要かもしれません。
テクノロジーによって変わる環境は適応出来る人と出来ない人が存在し、今現在はその中間という感じな気がします。
もし、メールは悪なのか？など真剣に悩んでいる人はそこまで気にしなくても仕事は出来るのでどちらのツールを使っても問題ないと思います。
ただ、相手の職種や性格によって変えた方が悪になりにくいので、ある程度やり取りをして人間性が多少理解出来たら対応を変えていくのがベストかもしれません。
個人的には、クリエイターなどは電話などでは作業を中断する事になってしまい、また一から考え直す必要があるので営業の人ならいいかもしれませんが、クリエイターの人には出来るだけメールで送った方が好意的になると思います。
ココがポイント
メールが悪か電話が悪かは相手によって変化してしまう
電話をする事は悪ではないが、内容や人よるのでよく考えよう【まとめ】
いかがでいしたでしょうか？
特に社会人になりたての人は色々悩んだりするパターンだと思います。
個人的な意見では、基本メールで問題ないと思いますし、会社のスタイルに合わせるのがいいと思います。
そして電話での対応が効率が悪いと思うのであればそれを改善する方法を会社に提出して、今の会社のシステムを変えていく事が大事だと思います。
要は、否定だけしていても何も解決もしないので、自分で提案していく方がいいのと、その提案が通れば自分も評価されますし給料も上がるかもしれません。
実際私が働いている会社では、色々提案して会社全体は難しくても自分のいる部署内での効率を上げる事を日々しています。
やはり、仕事は効率があるていど良くないと儲けも減りますし、作業しているのは人間なのでストレスが少ない方が生産性や質のいい仕事が出来ると思っています。
それでは、読んでいただいてありがとうございました。
DAISUKEでした！（@desing_d）
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