メールは基本的に外部とやりとりだけにして欲しいです。
どうも、"だいすけ"です！（@desing_d）
はてな
- メールって正直非効率じゃない？
- メールってマジで面倒でしたくない。
このような事を思っていませんか？
結論を言いますと、メールはめんどくさいです。
基本的には内部の場合はSlackなどのチャットツールを使いますので、メールをしなければいけないとなるとアドレスが間違っていないかな？とか、本文はこれでいいのかな？とか考えてしまうのも面倒ですし、そもそも返事が圧倒的に遅いのもいい所ではあると思うけど、めんどくさいと感じてしまう部分でもあります。
外部の人だとそういった事は難しいと思うので、外部の人はメールは仕方ないと思います。
メールの方が何かしろ証拠として残しておける部分もあるのと、急ぐ必要も少ないと思うのでその辺はいい部分だと思います。
ただ、社内でのやりとりは基本的にはSlackやchatworkなどを活用してレスポンスが速い方が効率もいいと思うので、多少コストは掛かりますが個人的にはそういったツールを最大限に活用していった方がいいと私は思っています。
本記事では、メールって本当にめんどくさいという事について持論を書いています。
目次
社内メールって本当にめんどくさい【メールよりチャットの方がレスポンスが早いので楽】
メールって本当にめんどくさい理由は以下の通りです。
ポイント
- メールだとちゃんとした文章を書く必要がある気がする。
- メールは簡単な事であっても返事が遅いからめんどくさい。
- 社内メールは正直遅すぎる。
以上になります。
それでは、説明していきます。
メールだとちゃんとした文章を書く必要がある気がする。
私が1番メールってめんどくさいなって思っている部分は、チャットだと要件だけ簡単に書くような雰囲気がありますが、メールだと宛先なども含めて正しく書かなければいけないような気がしてしまいます。
取引先などの外部のメールであれば、丁寧に書くのは当然ではありますが、社内などであっても
『お疲れ様です。◯◯です』
既にこの文章が面倒で仕方ないですね。
これ面倒だから外して目上の方に送った事があるのですが、当時は文章の書き方も知らないのか！と怒られました（笑）
もちろん、社外の人には自分が出来る範囲での丁寧なメールを送ってはいますが、社内へのメールなんて要件がわかれば基本的に問題ないと思うので、その前の文字面倒じゃない？と思ってしまいます。
理屈ではないのはわかっていあますし、何でも効率的になればいい物でもないも分かった上で、これは別に必要ないと思っています。
この辺、SlackやChatWorkなどであればログインしていれば出勤しているのも分かりますし、隣にいて話しかける感じに近いので直球で要件を投げる事が出来ます。
余分な文章も打たないので時間も微々たる時間ではありますが、削減できますし、何より
めんどくさくない！
それに尽きます。
そもそも、他人とやりとりするのが面倒ではありますが、出来るだけこういっためんどくさい事は排除して行ったほうが、ストレスもないし変な悩みも減ると思うので、個人的にはメールだと社内であっても丁寧にしなければいけないのが面倒と感じています。
ココがポイント
社内であっても他人には違いませんが、社外と同じ口調でやり取りをするのは正直怠いです。
メールは簡単な事であっても返事が遅いからめんどくさい。
メールは簡単な内容であっても返事も遅いのでめんどくさいと思います。
要件は簡単な事なのに、メールを活用するのは正直だるすぎますし、送るまでの手間も多いです。
電話なら連絡がつけば早いですが、それも連絡が取れなかったら押し返しもだるいですし、そこまでする程のことではないなどあると思います。
チャットなどであれば、相手が忙しくて集中していれば仕方ないですが、アクティブになっている確認も聞かなくても分かりますし、返信も一言の内容であれば一言の内容で簡単に出来ます。
レスポンスも比較的早いですし、アプリなどもあるので外出先でも確認が早いです。
メールでもメーラーで受信出来ると思いますが、他の案件と混ざってしまったり埋もれがちで気がつかないで再度要求することもあると思います。
そういった面倒ごとを出来るだけ避けることを考えると、社内の場合はメールではなくてチャットなどで切り離しをしてしまえばメールには社外の物しかないという状態になるのでスマートになると思います。
正直、フォルダ分けもありますがフォルダ分けし過ぎて探すのに時間がかかっている人も何度も見たことがあります。
そういった人の手間も省けるので社内メールではなくて、社内はチャットのほうが効率がいいと思います。
ココがポイント
要件事にルームを作れたり、アカウントが登録している人しかやりとりは出来ないので、アドレスミスなどもないので楽だと思います。
社内メールは正直遅すぎる。
個人的によくあるのは『パソコンの調子が悪い』ということでメールでくることです。
細かい詳細を先に全部書いてくれていれば推測も出来ますが、その部分的な確認をメールでしようと思うとめちゃくちゃ時間がかかります。
電話しても、出先で無理ということも度々ありますし、私もそれだけ仕事をしている訳ではないので早く終わらせたいのが本心です。
その時に結局使うのはLINEだったりするんですよね。
メールを基本的に使うように！とは言われていても、面倒には違いないし遅すぎて逆に仕事に支障が出ます。
メールはやりとりがサーバーに残っていれば、復元も出来るのでいい部分ではありますが、社内で言った言わない問題はそこまで必要ない部分でもあると思います。
結局は会社全体の責任になるのですから、全員でフォローするほうがいいと思っているからです。
なので、あまり社内メールをする利点があまり思いつかなくて、『正しい社内メールの書き方』なんて記事が出てくる時点で面倒だなと思ってしまいます。
そんなことよりも、仕事しましょうよ！ってよく思うのはが私です。
なので、社内メールはめんどくさいことが沢山あるので、出来るだけチャットツールなどを活用するようにしていきましょう！
ココがポイント
メールはレスポンスが正直遅すぎる。
社内メールって本当にめんどくさい【まとめ】
社内メールってなんでそこまで丁寧に書く必要があるんだろ？と思うことがあ度々ありました。
その分、タイピングする時間も増えますし、気にする人は『この文章で怒られないかな？』など社内の人間にも恐怖をして萎縮してしまう人もいます。
それは逆に効率が悪いと私は思うので、もっと社内ではフラットに居て必要な所でしっかり緊張出来るようにしておいたほうがいいと思います。
当たり前ですが、気軽と言っても相手を尊重した書き方は大事だと思います。
ただ、そういった大きな粗相がないにも関わらず、細かいことをぐちぐち言ってくる人もいるのも事実で、そういう人と面倒なことになりたくないのでメールではなくてチャットを活用するように世の中が変わっていけばいいなと思っています。
それでは、読んでいただいてありがとうございました！
DAISUKEでした。（@desing_d）
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