仕事の優先順位って難しい時もありますよね。
どうも、DAISUKEです！（@desing_d）
はてな
- 仕事の優先順位がわからない。
- 何から始めていいかわからない。
このようなことで悩んでいませんか？
結論を言いますと、仕事での優先順位は作業時間と提出に必要な時間から考えるのがいいと思います。
例えば、複数の仕事を抱えてしまった場合は1番提出日が近い物から手を付けるのがいいのかなと思います。
もっと具体的に言えば、提出が遅い物であっても１時間程度とかで簡単に終わらせることが出来る物に関しては、終わらせてしまって少しでも自分のタスクを減らすというのも手段としてはあります。
仕事内容にもよりますが、この時間というのは個人のスキルで全然変わってきますので個人で考えることが大事です。
自分の得意なこと、調べなければわからない事、全く未知な物様々だと思います。
私がよくやるのは、簡単に終わらせれる物は直ぐに処理、わかる物は大体の目安を決めて、全く未知な物はとりあえず見通しが着くまで優先的に取り掛かるという感じですね。
本記事では、仕事の優先順位がわからない時の対処方法についての持論を書いています。
目次
仕事の優先順位がわからない時の対処方法【時間を考えて割り出すのがいい】
仕事の優先順位がわからない時の対処方法は以下の通りです。
ポイント
- 抱えている仕事をリスト化し、時間などを考える。
- 直ぐに処理できるものは終わらせてしまう。
- 見通しがつかない仕事は、見通しが着くまで作業してみる。
以上になります。
それでは、説明していきますね。
抱えている仕事をリスト化し、時間などを考える。
抱えている仕事が頭の中だけで理解しようとするとめちゃくちゃになってしまう人もいるので、まずは紙などに書き出しましょう。
パソコンのメモツールなどでも構いません。
抱えている仕事がリスト化できたら、それぞれのリストで経験した事がある物の場合は大体の時間が分かるはずです。
大体はやった事あるけど作業の一部でやった事がない事がある場合はそのやった事ない不明な部分でどのくらい時間が掛かるのか考えます。
全くやった事がない仕事の場合は、時間がある程度許すのであれば、作業を開始してしまって大体の仕事の目安を考えれる所までやってみます。
提出日が近日の仕事を優先的に終わらせて、掛かる時間と提出日を自分のスキルも含めて考えれば大体は出てきます。
個人的にはわかっている物に関しては、不明な部分が少なく時間さえあれば出来る仕事だと思っているので、結構後回しにしたりします。
問題は、不明な部分が多い仕事の場合は知識的に出来ない事も出てくる事もありますし、変更点が生まれる事もあるので提出日が遅くても先に全体を確認しておく必要があり、全体を把握するには着手しながら認識していくしかないと思っています。
単純な仕事の優先順位なだけであれば、仕事を振ってきた上司などに聞けばいいと思います。
細かな部分に関しては自分で優先順位をつける必要があるので、自分ならどのくらい時間が掛かるか？という事を作業工程事に簡単に考えてみるといいと思います。
ただ、実作業の方が大事なので、リスト化に時間をかけ過ぎるのは注意です。
ココがポイント
仕事をリスト化して、作業ごとに掛かる時間と自分のスキルを掛け合わせておおよその必要時間を考えて優先度を考える。
直ぐに処理できるものは終わらせてしまう。
時間の掛かる仕事から取り掛かるのが普通ですが、直ぐに終わらせる事ができる仕事は早急に終わらせてしまうのも手段です。
要は、余分な仕事が残っていると思うと脳のリソースを気にする方で持っていかれるので、忘れていいように終わらせてしまうことですね。
例えば、誰かにメールを送ることだったり、伝える系の事は今直ぐでも出来ますよね。
あとは、簡単な修正だったり抱えている仕事にもよりますが、１時間程度で終わらせる事が出来る事はある程度時間に余裕がある場合は先に対処してしまう方が考えなくていいので楽です。
何が優先か？と考えてしまうのは、抱えている物が多くなってしまうので考えてしまうのであって、物が減ったら選択肢が減るので考えなくてもよくなります。
人間、意外と『やらなければいけない』と覚えている事にも疲れてしまうので、覚えていなくてもいいように終わらせてしまうのが1番スマートだと思うのです。
なので、抱えている仕事の量だったり提出日によっても出来る出来ないはありますが、可能であれば簡単に倒す事ができる雑魚の仕事は先に対処してしまい、ボスだけに集中できる環境を作る事をおすすめします。
ココがポイント
簡単にできるから、後回しではなくて先に終わらせる事で大きな問題に集中できるようになると思います。
見通しがつかない仕事は、見通しが着くまで作業してみる。
私も優先順位で困るのは『自分が全くやった事ない仕事』ですね。
全くと言ったら少し語弊がありますが、調べないと何とも言えないような案件ですね。
このような時は、調べる事と出来なかった時に代案が必要なこと変更や修正がくる可能性も高いと考えるので、全体の時間が把握できません。
なので、提出日が結構先でであっても、結構優先的に全体像が見えてくるまでは作業したりします。
逆に、全体が把握出来て大体このくらい時間があれば出来そうと思ったらメモだけして、他の優先順位の高い仕事に変更する感じです。
仕事というのは結局流れなので、全体の流れがわからないと時間の推測もできなかったりします。
私はパソコン業務ではありますが、実働的な仕事であっても目的があり、過程があると思うので仕事全体の把握をすることにより今必要な仕事はコレと分かると思います。
できれば、自分の仕事だけではなくて全体の流れを考えておくと時間的な管理はしやすいと思います。
なので、全く未知の仕事の優先順位は大層なことでなくても自分がわからなければ優先度は高いと思っています。
ココがポイント
わからない事はわかるまでやらないと、必要時間がわからないままです。
仕事の優先順位がわからない時の対処方法【まとめ】
仕事の優先度は職種によっても違いますし、その時その時で変わってきます。
なので、まずは上司に全体を確認して大まかな優先順位を理解して、個別は個人で判断していくという感じですね。
私はバカなのでざっくりこんな感じで考えています。
【優先度：低】
分かる仕事→基本的に後回し・直ぐに終わる事は終わらせる
【優先度：中】
部分的にわからない仕事→わからない事だけ先に調べる
【優先度：高】
全く分からない仕事→全体像を理解できるまで最優先で調べる
こんな感じですね。
ある程度は変動しますが、基本的な脳内はこんな感じです。
もちろん、全体の流れでの優先もありますし、会社でのルールもあると思うので、個人的には同じ会社で効率がいい人に教えてもらうのが1番いいかもしれません。
あくまで参考として書いておきますん。
それでは、読んでいただいてありがとうございました！
DAISUKEでした。（@desing_d）
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